Wenn du in Word bereits Daten in einer „Tabellenstruktur“ (Spalten mit Tabulator getrennt) vorliegen hast, so kannst du diese Daten in eine neue Tabelle importieren. Damit ersparst du dir die manuelle Eingabe der Daten.
Das ganze ist aber ein wenig „tricky“ – du musst zuerst deine Daten in ein CSV Austauschformat bekommen. Beim CSV werden in einer Zeile die jeweiligen Inhalte der Spalten durch ; getrennt. Das sieht dann für eine 3 spaltige Tabelle folgendermaßen aus:
Zellenwert 1; Zellenwert 2; Zellenwert 3 der ersten Zeile
Zellenwert 1; Zellenwert 2; Zellenwert 3 der zweiten Zeile
Zellenwert 1; Zellenwert 2; Zellenwert 3 der dritten Zeile
usw…, wobei die einzelnen Zeilen immer den gleichen Aufbau haben müssen. Weiters darf natürlich kein ; als normales Satzzeichen im Text vorkommen
Das Originalformat in Word ist aber meist durch Tabulatoren getrennt, es kommen ; als Satzzeichen vor, manchmal werden Leerzeilen zwecks Formatierung eingefügt. Anbei also ein „Kochrezept“ zur Bereinigung und Umwandlung deiner Worddaten in ein CSV Ausgabeformat. Ich gehe davon aus, dass die „Pseudotabelle“ im Word aus zwei Spalten besteht, wobei in der ersten Spalte ein Datum steht und durch einen Tabulatorsprung getrennt in der zweiten Zeile der Text.
Tipp: Druck dir diese Seite aus und gehe die nachfolgenden Schritte der Reihe nach durch. Wenn der entsprechende Schritt erledigt ist, streich ihn durch, hackerl in ab … was auch immer. Kennzeichne ihn als erledigt, damit du den Überblick, was du schon gemacht hast und was noch offen ist, nicht verlierst – jeder einzelne Schritt ist wichtig, sonst funktioniert der Importer nicht korrekt.
Los gehts:
Schritt 1: „Originaltabelle“ der Daten in Word markieren und mittels rechte Maus – Kontextmenü „Kopieren“ in die Zwischenablage kopieren
Schritt 2: In Word ein neues Dokument anlegen und den kopierten Text mittels rechte Maustaste – Kontextmenü „Einfügen“ in das Dokument einfügen. Damit hast du nur noch den gewünschten Text in einem neuen Dokument, das du nun gezielt bearbeiten kannst
Schritt 3: Formatierungssymbole in Word einblenden. Nun siehst du grafische Symbole für Zeilenvorschub, Tabulatoren, Leerzeichen usw…
Schritt 4: den gesamten Text markieren und die Ausrichtung auf Linksbündig umstellen. Damit sollten alle Sonderformatierung, die ein uneinheitliches Layout der Zeilen verursachen, entfernt sein.
Schritt 5: immer noch ist der Text markiert -> Menü Ansicht – Lineal einblenden und den Hängenden Einzug (linkes Symbol, das obere der zwei unteren Symbole) auf 5 verschieben. Dadurch erhältst du eine großen leeren Bereich zwischen deinen zwei Word-Spalten.
Jetzt werden eine Reihen von Zeichenersetzungen durchgeführt, damit wir ein möglichst bereinigtes Dokument erhalten. Dazu den Dialog für „Suchen und Ersetzen“ öffnen
Schritt 1: Suche: ; Ersetze: /
Sooft ersetzen, bis als Ergebnis „0 Ersetzungen“ herauskommt.
; ist im CSV Format das Trennzeichen für Spaltenwerte in einer Zeile. Dadurch erkennt das Importprogramm -> wenn ; dann fängt neuer Spaltenwert an. Daher darf im Grundtext kein ; mehr vorkommen.
Schritt 2: Suche: ^p_ Ersetze: ^p (mit _ ist Leerzeichen gemeint!!!!)
Sooft ersetzen, bis als Ergebnis „0 Ersetzungen“ herauskommt.
^p ist das Suchsymbol für einen Zeilenvorschub in Word.
_ habe ich als Symbol für ein Leerzeichen angeführt, weil Leerzeichen im Beschreibungstext so schwer erkennbar sind 😉 Also im Suchdialog nicht Unterstrich eingeben, sondern wirklich ein Leerzeichen
Dadurch werden überflüssige Leerzeichen am Zeilenanfang gelöscht, die gerne für Formatierungen verwendet werden.
Schritt 3: Suche: ^t^t Ersetze: ^t
Sooft ersetzen, bis als Ergebnis „0 Ersetzungen“ herauskommt.
^t ist das Suchsymbol für Tabulatorsprünge in Word. Dadurch werden überzählige Tabulatoren, die gerne für Formatierungen verwendet werden, entfernt.
Schritt 4: Suche: ^p^t Ersetze: /
Sooft ersetzen, bis als Ergebnis „0 Ersetzungen“ herauskommt.
^p^t ist die Kombination aus Zeilenvorschub mit anschließendem Tabulatorsprung. Das wird normalerweise gemacht, wenn man noch einen Text in einer neuen Zeile eingibt, der aber inhaltlich zu der vorigen Zeile gehört -> klassisches Formatierung-Tab.
Schritt 5: Suche: ^p^p Ersetze: ^p
Sooft ersetzen, bis als Ergebnis „0 Ersetzungen“ herauskommt.
^p^p steht für eine Leerzeile (erster Zeilenvorschub: Ende der aktuellen Zeile; zweiter Zeilenvorschub: gleich wieder Ende einer Zeile -> also Leerzeile)
Jetzt sollte zwischen jedem Datum („Spalte 1“ in Word) und dem darauffolgenden Text („Spalte 2“ in Word) ein großer Abstand sein. Bei den Zeilen, wo dies nicht der Fall ist:
- Zeilen, die mit einem Datum beginnen (also einem korrektem Wert für die Spalte 1) -> manuell einen Tabulatorsprung am Beginn des Textes (Spalte 2) setzen
- Zeilen, die ohne Datum beginnen, sondern gleich mit einem Text -> manuell ein ; vor dem Text einfügen, damit der Text als „2. Spalte“ vom Importer verstanden wird
Abschluss: Suche: ^t Ersetze: ;^t
Nur einmal durchführen
Damit fügen wir nun das CSV Spaltentrennzeichen (;) in jede Zeile ein. Jetzt sollte in Word am Linken Rand nur noch Datumswerte stehen bzw. wenn kein Datum, die Zeile mit ; beginnen. Die Texte sollten alle schön formatiert unter dem Linealwert 5 angeführt sein. Wenn der Text über die Zeile hinaus geht, dann sollte der restliche Text nicht am linken Seitenrand, sondern auch unter Linealwert 5 anfangen.
Letzter Schritt – Wenn du nun das Dokument so formatiert hast, dann markierst du den gesamten Text und kopierst ihn in den Zwischenspeicher (rechte Maustaste – Kontextmenü „Kopieren“). Dann gehst du in WordPress in den Navigationsbereich „TablePress“ und klickst auf „Import“. Dort stellt du unter „Import Quelle“ auf „Manuelle Eingabe“ um. Im Feld „zu importierende Daten“ fügst du über rechte Maustaste – Kontextmenü „Einfügen“ die zuvor kopierten Worddaten ein. Als „Importformat“ stellst du „CSV“ ein, falls nicht eingestellt. Bei „Hinzufügen oder Ersetzen“ stellst du „als neue Tabelle hinzufügen“ und dann importierst du die Daten mittels des Buttons „Importieren“.
Am Ende sollte dir eine neue Tabelle mit dem Namen „Imported from Manual Input“ und zwei Spalten angezeigt werden. Wenn das stimmt, dann noch den Tabellennamen und die Beschreibung ändern und speichern. Wenn du eine Tabelle mit nur einer Spalte erhältst, dann ist noch was falsch bei deinen Word-Grunddaten, sodass der Importer durcheinander kommt. Dann muss man nochmals ganz genau die Grunddaten ansehen und überarbeiten. Auf jeden Fall dann diese unnötige Tabelle wieder löschen.
Das klingt jetzt kompliziert – ist aber aus meiner Sicht die einfachste Lösung (außer du erfasst deine Reisedaten gleich sauber in Excel – weil du dort die Datenstruktur schon vorgegeben hättest und diese Suchen/Ersetzen Themen nicht brauchst. Dort reicht dann „Speichern unter“ -> Format „CSV (Trennzeichen getrennt) *.csv“ speichern. Dann diese CSV Datei mittels WordPress – TablePress – Import – Hochladen einer Datei – Datei auswählen -> die gespeicherte CSV Datei von Excel im Dialog auswählen -> und am Ende Button „Importieren“)